Je denkt eraan om samen te gaan werken met een Virtual Assistant. Maar hoe bepaal je nou welke taken je uitbesteedt? Met de Uitbesteed Matrix kan je dit heel makkelijk inzichtelijk maken!
Werk AAN je bedrijf in plaats van IN je bedrijf
Als ondernemer zijn er heel veel zaken die geregeld en werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Deze dingen nemen soms onbewust meer tijd en energie in beslag dan je zou willen. Ook zijn ze niet altijd leuk om te doen. Het is belangrijk om voor jezelf te bepalen hoeveel tijd je aan bepaalde taken wilt besteden. Dit kun je doen door prioriteiten te stellen, je dag in te delen in blokken, of door taken uit te besteden aan een Virtual Assistant. Hierdoor kun je je werkgeluk verhogen en kan je ervoor zorgen dat je weer AAN je bedrijf kunt werken in plaats van IN je bedrijf.
Van BCG-Matrix naar Uitbesteed Matrix
Je wilt een betere balans tussen werk en privé, je wilt je (weer) meer focussen op je core business of je krijgt gewoon geen energie meer van de randzaken van het ondernemen. Allemaal redenen om hulp te vragen aan een Virtual Assistant. Door taken uit te besteden kun je voor jezelf meer werkgeluk creëren en zorg je ervoor dat er meer tijd is voor wat écht belangrijk is. Maar hoe bepaal je nou wat je uit handen kunt en wilt geven? Om je hierbij te helpen heb ik een model ontwikkeld waarmee je hier op een hele simpele manier inzicht in krijgt. Het is gebaseerd op de BCG-Matrix. De BCG-Matrix is een eenvoudig marketingmodel waarmee het portfolio van een onderneming geanalyseerd kan worden. Het helpt ondernemers beslissingen te nemen met betrekking tot het portfolio en de te volgen strategie. Als je meer informatie over het originele model wilt, kun je hier veel informatie over vinden op Google (het is namelijk niet heel belangrijke informatie voor deze blog, dus dat wil ik je besparen).
Het door mij aangepaste model onderscheidt twee assen:
- Horizontaal: werkplezier. Hoe leuk vind je een bepaalde taak? Krijg je er veel energie van? Is dit iets waar je goed in bent en de reden waarom jij bent gaan ondernemen?
- Verticaal: groeipotentie. In welke mate zorgt deze taak ervoor dat je bedrijf kan groeien? Kun je met deze taak bijvoorbeeld je klantbestand of je marktaandeel vergroten? Zie je direct resultaat door het uitvoeren van deze taak?
Hoe werkt het?
Allereerst maak je een lijst met alle werkzaamheden die jij uitvoert om je bedrijf draaiende te houden. Ja, echt alles! Alleen dan behaal je het beste resultaat. Vervolgens bepaal je voor elke taak hoe hoog of laag het werkplezier is, en hoe hoog of laag de groeipotentie van je bedrijf is door het uitvoeren van deze taak. Voorbeeld: Werven van nieuwe klanten. Als ik naar mezelf kijk, krijg ik veel energie van deze taak (ik vind het leuk om te doen) en het zorgt er ook voor dat mijn bedrijf kan groeien. Het werkplezier is dus hoog en de groeipotentie is ook hoog. Deze taak schrijf ik dus in het vakje met het hartje. Note: dit is voor iedereen anders en er zijn geen goede of foute antwoorden! Misschien vind jij helemaal niet leuk om klanten te werven. Het zorgt er wel voor dat je bedrijf kan groeien, dus jij schrijft deze taak liever in het vakje met de maan.
Uitkomst
Wanneer je alle taken hebt gecategoriseerd, kun je de volgende conclusies trekken:
Hart: Dit is duidelijk. Deze taken geven jou energie en zorgen er ook nog eens voor dat je bedrijf groeit. Dit is de reden dat jij ondernemer bent. Hier ben jij goed in. Deze taken zou je niet uit moeten besteden, hier moet je juist meer tijd en energie in stoppen. Hoe je dit doet? Door andere taken waar je minder energie van krijgt uit handen te geven aan een Virtual Assistant.
Maan: Ondanks dat je deze taken moet doen om je bedrijf te kunnen laten groeien, zijn ze niet altijd even leuk. De kans is groot dat je deze taken vaak uitstelt, en ze pas uitvoert wanneer het echt niet anders kan. Besteed ze uit! Hierdoor kan je bedrijf blijven groeien zonder dat jij iets tegen je zin in hoeft te doen.
Zon: Oké, lastig. Deze taken vind je niet erg om te doen, maar hebben ook niet direct invloed op de groei van je bedrijf. Een voorbeeld zou kunnen zijn het decoreren van je kantoor, of het bestellen van office supplies. Het is belangrijk op prioriteiten te stellen. Voer deze taken alleen uit als je er echt de tijd voor hebt en besteed ze anders uit.
Stop: Dit zijn de randtaken. Taken die elke ondernemer moet doen, maar die niet leuk zijn en die waarschijnlijk ook niet direct invloed hebben op de groei van je bedrijf. Perfect voor een Virtual Assistant dus! Het risico van uitbesteden is relatief laag, waardoor het ook minder eng is (want zeg nou eerlijk, delegeren is moeilijk en heel spannend!). Als je voor het eerst met een VA werkt, raad ik je aan om te beginnen met het uitbesteden van deze taken. Wanneer het bevalt, kun je altijd uitbreiden!
Conclusie
Met dit model kun je als ondernemer op een hele simpele manier inzicht krijgen in hoe belangrijk bepaalde werkzaamheden zijn en wat voor invloed ze hebben op jouw werkgeluk. Zeker wanneer je er al eens aan hebt gedacht om een Virtual Assistant in te schakelen, kun je met dit model duidelijk bepalen welke taken je uit handen kunt geven. Dit is voor iedereen anders en kan soms erg spannend zijn, maar je zult zien dat het je op de korte en lange termijn heel veel op kan leveren. Hierover lees je alles in mijn blog over de vijf belangrijkste voordelen van een Virtual Assistant
Download hier gratis de Uitbesteed Matrix om zelf aan de slag te kunnen gaan!
Heb je vragen over de matrix, of is het voor jou nu nog duidelijker geworden dat ik je kan helpen? Neem dan direct contact met mij op!