Of het nou gaat om werk of privé, iedereen heeft één of meerdere e-mailadressen en inboxen. Je zult er misschien niet gelijk aan denken, maar een opgeruimde en georganiseerde inbox kan je productiviteit en stemming verbeteren. Je kan namelijk zenuwachtig worden van bijvoorbeeld het icoontje dat je nog 28 ongelezen e-mailberichten hebt. En hoe vaak check jij buiten kantoortijden je mail? In deze blog geef ik je 5 tips voor meer controle over je inbox.
1. 312 nieuwe ongelezen berichten?
Ik zie het vaak bij vrienden en kennissen: wanneer zij hun telefoon openen heeft de e-mail app een rood bolletje dat aangeeft dat er 312 ongelezen e-mailberichten zijn. Wauw! Vaak zijn dit bijna allemaal ongewenste e-mails of spam. Naast dat je altijd een rood bolletje ziet op je scherm (hallo prikkels), kan het ook nog zo zijn dat je hierdoor belangrijke e-mails mist. Zorg ervoor dat het rode bolletje alleen aangeeft hoeveel e-mails ook echt je aandacht nodig hebben. Ze zeggen wel eens ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’, en ik ben van mening dat dit ook geldt voor je inbox.
2. Spam spam spam
Dat brengt mij gelijk bij punt 2 (en punt 3); schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest. De kans is groot dat 95% van de bovengenoemde 312 ongelezen e-mails een nieuwsbrief is waarvoor je je eigenlijk nooit bewust hebt aangemeld. Of je hebt één keer iets bij een webwinkel gekocht en krijgt nu elke dag een mail met items die je wellicht ook leuk vindt. Het kost wat werk, maar probeer je uit te schrijven voor deze nieuwsbrieven. Je kan dit in één keer doen, maar ook iedere keer dat je zo’n e-mail ontvangt. Zo zorg je ervoor dat je belangrijke e-mails niet verdrinken in onbelangrijke e-mails, en dat je inbox niet uitpuilt.
3. Verwijderen of archiveren
Klinkt weer heel simpel maar in de praktijk vergeten we het vaak. Wanneer een e-mail niet belangrijk is, verwijder deze direct. Ik probeer nooit meer dan 10 e-mails in mijn postvak in te hebben. Dit zijn alleen e-mails met belangrijke informatie waar ik snel bij moet kunnen, of waar nu of later actie vereist is.
E-mails die bewaart moeten blijven kun je archiveren. Maak mappen aan waardoor jij makkelijk e-mails terug kunt vinden. Ik geef je een aantal voorbeelden voor je privé inbox:
01. Vrienden/familie
02. Werk
03. Wonen
04. Abonnementen
05. Verzekeringen
06. Reizen
07. Overig
Door een nummer voor de titel van de map te zetten, kun je zelf de volgorde bepalen (een inbox rangschikt automatisch op alfabetische volgorde). Binnen deze mappen kun je submappen maken, bijvoorbeeld:
01. Vrienden/familie
Familie
Vrienden
02. Werk
Contracten
Pensioen
Sollicitaties
03. Wonen
Huurcontract
Internet/TV
Energiemaatschappij
Gemeente
04. Abonnementen
Telefoonabonnement
Sportschool
Loterijen
Krant
05. Verzekeringen
Zorgverzekering
Inboedelverzekering
Aansprakelijkheidsverzekering
Reisverzekering
06. Reizen
Hotels
Vliegen
Wereldreis
07. Overig
Tandarts
Op deze manier kun je e-mails gemakkelijk terugvinden, en kun je je postvak in zo leeg mogelijk houden. Dit is natuurlijk een voorbeeld, dus wees creatief!
Je kunt dit ook toepassen op je zakelijke e-mail. Maak bijvoorbeeld mappen aan voor verschillende klanten of prospects, een map met e-mails van je baas en een map met interne mededelingen.
4. E-mailen buiten kantoortijden om
Het komt wel eens voor dat je buiten kantoortijden (09:00-17:00) om je inbox checkt, en ziet je een mail hebt ontvangen waarop gereageerd moet worden. Impulsief klikken we direct op ‘reageer’ en typen we de reactie. Top, want hoe eerder je reageert hoe beter. Of niet? Naar mijn mening is dat niet altijd het geval. Het kan natuurlijk zijn dat jij een keertje tot laat door werkt (bless you), en dat je om 01:17 nog een e-mail wilt versturen. Omdat je klanten zien op welk tijdstip jij je mail hebt verstuurd, kan het lijken alsof jij je timemanagement niet onder controle hebt. Bedenk ook dat jouw klant of contact op dat tijdstip waarschijnlijk niet aan het werk, en jij pas de volgende dag reactie krijgt. Daarnaast heb je er al een lange dag opzitten en zijn je hersenen om 01:17 gewoon moe. De kans is groter dat je bijvoorbeeld typfouten maakt of vergeet iets te zeggen (waardoor je de volgende dag alsnog moet mailen).
Mijn tip: wanneer je een e-mail schrijft buiten kantoortijden om, bewaar deze dan in je concepten en verstuur hem de eerstvolgende werkdag om 09:00. Je kunt hem dan nog even controleren op taalfouten, en checken of alles erin staat. Het komt professioneler over en geeft jou meer rust.
5. Out of Office
Ga je op vakantie of heb je om een andere reden langere tijd geen toegang tot je inbox? Maak dan een ‘Out of Office’ aan. Op deze manier zullen de mensen die via de mail proberen contact met je op te nemen weten waarom het langer duurt voor je reageert. Vooral voor je zakelijke inbox is dit aan te raden. Ik heb ooit ergens gewerkt waar ik iedere dag nadat ik klaar was mijn OOO aan moest zetten. Dit is misschien een beetje overdreven, maar wanneer je langer dan bijvoorbeeld langer dan 72 uur niet in je inbox kan, komt het professioneel over.
Maak een duidelijke boodschap. Je bent niet verplicht om uit te leggen waarom je niet kan reageren (soms is dat privé), maar geef wel aan wanneer je weer in staat bent om te reageren. Zo weet de andere partij waar zij aan toe zijn. Ook kun je aangeven dat (pas hier wel mee op, want hier kan misbruik van gemaakt worden), dat je telefonisch te bereiken bent in geval van spoed.
Voor mij zorgen deze 5 punten dat ik rust heb in mijn werkdag en niet de hele dag bezig ben met mijn e-mails. Hoe doe ga jij hiermee om? Laat me in een comment weten of je iets aan deze tips hebt gehad, of dat jij nog andere tips hebt!
Wil je weten hoe ik je zakelijk kan helpen bij het organiseren van je inbox? Neem dan contact met mij op!